Oppsummering om veien frem mot utrulling av Lync.

Har oppsummert hvilke organisatoriske og tekniske steg prosjektet har vært gjennom fra prosjektgruppe ble utnevnt 27 oktober 2010 frem til utrullingsdato.

Forberedelse av HINT organisasjon

  • Forankring i toppledelse
    Presentasjon av prosjektet og hvilke strategiske muligheter verktøy gir HINT
    – Fikk som de første ansatte utenfor IT tilgang til pilot versjonen av Lync.
  • Forankring hos de ansattes organisasjoner
    – Prosjektet ble lagt frem og godkjent i IDF. Følgende notat, prosjektbeskrivelse og utrullingsplan ble oversendt i forbindelse med behandling.
  • Forankring hos den enkelte ansatt.
    – Toppledelse har ved flere samlinger blant de ansatte snakket varmt om Lync.
    – I samarbeid med direktør fikk vi sendt en intro fra hennes e-post adresse ved hjelp av Junglemap.
    – Vi har funnet ressurspersoner på hver avdeling som vi har gitt en opplæring og intro om mulighetene med system. De har i etterkant fått tilgang til Lync før de andre ansatte på avdeling. Vi ønsker bistand til innsalg i organisasjon og opplæring.

Forberedelse til opplæring av ansatte

  • Opplæringsgruppe fra IT-tjenesten involvert.
    – En IT-ressurs per studiested.
    – Utformet overordnet opplæringsplan
    – Laget felles manus på en times grunnopplæring.
    – Har testet og forbedret grunnopplæring via flere runder mot pilotbrukere.
    – Har i samarbeid med Junglemap tatt frem et opplegg som supplerer grunnopplæring og videregående opplæring.
    – Web side med videoopplæring opprettet og knyttet mot hjelpefunksjon i Lync.

Forberedelse av IT-tjenesten

  • IT-tjenesten har kjørt pilot av Lync siden starten av desember 2010
  • Felles driftsopplæring kjørt mot alle ansatte på IT.
  • IT-hjelp personell har fått en ekstra sesjon med teknisk opplæring.
  • Opplæringsgruppe har fått flere runder med opplæring på bruk av funksjoner i systemet.
  • Drift- og systemdokumentasjon, rutinebeskrivelser, samt en FAQ som sammenstiller dokumentasjon, og gir svar på spørsmål om bruk eller vanlige feil.
  • Web side med opplæringsvideoer skal også gjennomgås av IT-personell slik at de lærer funksjoner og kan guide ansatte dit ved spørsmål om funksjoner, som vises på video.

Kvalitetssikring av løsning

  • Pilot har vært kjørt og evaluert av.
    – IT-tjenesten
    – Toppledelse
    – Prosjekt for desentralisert grunnskoleutdanning.
    – Prosjekt for desentralisert vernepleierutdanning.
    – Arrangement komite for Nettverksuniversitetet (NVU)
    – Til sammen i underkant av 50 personer fra alle studiesteder.
  • Evalueringsdoukument ble utformet hvor konklusjon ble at vi starter utrulling.

Server løsning

  • Lync enterprise versjon som kjøres på Vmware 4.x plattform.
  • Kobling via Dialogic mot UNINETT sip infrastruktur.
  • UNINETT har igjen kobling mot TDC for tilgang til offentlig telenett.
  • Mobilintegrasjon mot TDC mobilabonnement.
  • Direkte kobling mellom HINT og TDC for oppdatering av mobilstatus.
  • Senere vil studenter få Lync via Mocrosoft Live@edu
  • En tegning av løsning finnes her

Klient hardware i løsning

  • Ansatte får Jabra GN 2000 mono headset og Microsoft Lifecam Studio webkamera.
  • Telefon i fellesområder o.l. blir Lync telefon Polycom CX500
  • Erstatning for dect system og trådløse Wlan ip-apparat blir billig mobil.
    – Legges igjen på arbeidssted.
    – TDC mobilintegrasjon slik at det er tidligere fastnummer som vises.
  • Fakser, telefoner i heiser, alarmer osv. vil erstattes med konverteringsbokser mellom Lync og analogt nett, fax løsning i Exchange UM rolle og frittstående analoge linjer.
  • Dell lydfjøl under skjerm til de som mener ringelyd blir for lav.
  • En trådløs hodetelefon vil komme når vi finner en som dekker vårt behov ut fra funksjonalitet, kvalitet og driftssikkerhet.
  • Et alltid oppdatert dokument med stadard utstyr valg av oss finnes her

Utfasing av Trio

  • Sentralbord
    – Lync response group erstatter Trio
    – Software klient fra Competella i stedet for Lync attendant software
  • IT-hjelp
    – Lync response group erstatter Trio
    – Standard Lync klient benyttes.
  • Søketelefon på opptakskontor.
    – Lync response group erstatter Trio
    – Standard Lync klient eller Competella klient benyttes. Hvilken er avhengig av deres behov og ønsker.

Tekniske forberedelser klienter.

  • Windows XP maskikner uten SP3 hår fått dette via WSUS.
  • Fjerning av softgrid Office og installasjon av lokal Office 2007 via script.
  • Installasjon av Lync klient via script.
    – Tilpasset med Norsk språk, VintagePulse ringetone og visning av menylinje.

Utrulling og opplæring.

  • Tekniske forberedelse med Software og HW må være ferdig før opplæring.
    – Starter med utrulling ca. 1 uke før opplæring slik at alt er klart til dato.
  • Opplæringsdatoer.
    – 9 – 11. mars, Stjørdal.
    – 21 – 25. mars, Namsos
    – 28. mars – 1. april, Levanger
    – 4 – 8. april, Steinkjer

Dette skjer opplæringsuke på studiested.

  • IT på studiested har delt inn ansatte i grupper basert på avdeling/lokasjon.
  • Outlook elektronisk møte invitasjon om opplæring sendes ut de ansatte i gruppene.
  • Avdelingens Lync ressurspersoner samt IT-personell bistår de ansatte med oppkobling til Lync møtet, og med eventuelle tekniske utfordringer.
  • Ressurs fra IT-opplæringsgruppe gjennomfører en times grunnopplæring.
  • Videoopplæring vises frem på grunnopplæring slik at ansatte selv kan repetere og se på mer avanserte funksjoner i etterkant av grunnopplæring.
  • Dagen etter opplæring vil gruppen få første Junglemap leksjon om Lync på e-post. Det vil bli sendt ut 2 leksjoner per uke i ca. 1 1/2 måned.
  • 1 til 2 dager etter opplæring av siste gruppe porteres studiested sin nummerserie fra hussentral til UNINETT Sip trunk. Inngående samtaler vil fra da av gå til Lync.
    – Ansatte kan fra utrullingstidspunkt teste telefoni da utgående samtaler kan gjennomføres via Lync.
  • 1 til 2 dager etter portering fjernes Nortel fasttelefon fra ansattes kontor.
Dette innlegget ble publisert i Prosjektstatus. Bokmerk permalenken.

Legg igjen en kommentar

Fyll inn i feltene under, eller klikk på et ikon for å logge inn:

WordPress.com-logo

Du kommenterer med bruk av din WordPress.com konto. Logg ut / Endre )

Twitter picture

Du kommenterer med bruk av din Twitter konto. Logg ut / Endre )

Facebookbilde

Du kommenterer med bruk av din Facebook konto. Logg ut / Endre )

Google+ photo

Du kommenterer med bruk av din Google+ konto. Logg ut / Endre )

Kobler til %s