Prosjektarbeid med Lync som verktøy.

Prosjekt samordnet kommunikasjon har siden november 2010 benyttet Lync som et verktøy i prosjektgjennomføringen. Her vil jeg som prosjektleder gi mine erfaringer med produktet. Oppsummert gir Lync et stort potensiale i å utnytte kompetansen der den er, og samtidig få en meget effektiv prosjektgjennomføring. Lync gir også muligheter for den ansatte til å bedre balansen mellom jobb og fritid.

IT-tjenesten i HINT er lokalisert på 4 studiesteder hvor Levanger og Steinkjer er de største miljøene med til sammen 16 ansatte. Namsos og Stjørdal har til sammenligning bare 4 IT-ansatte. Jeg har arbeidssted på Stjørdal og har som prosjektleder vært helt avhengig av IT-kompetanse og brukerkontakt fra alle campuser. I tillegg har vi hatt tett dialog/bistand fra eksterne firma som Atea, Microsoft, TDC, UNINETT, Competella, Polycom, Tandberg, Radvision osv.

Elektroniske møter
I perioden november 2010 til mai 2011 har jeg gjennomført 73 planlagte Lync konferanser. Konferansene har blitt gjennomført mot interne ansatte og eksterne firma. Noen eksempler på lokasjoner til deltakere er Stjørdal, Steinkjer, Trondheim, Oslo, Stavanger, Bergen, New-York, Stockholm, Tel Aviv, København, London osv. I samme periode har jeg kun gjennomført 6 prosjektrelaterte tjenestereiser. Reisene har bare vært i trøndelagsdistriktet.


Et planlagt Lync møte sendes ut via Outlook. Interne og eksterne med Lync klient kommer rett inn i konferanse ved å trykke på lenke «Bli med i elektronisk møte». Eksterne uten Lync klient vil første gang de deltar i møte få beskjed om å installere en gjesteklient som gir full tilgang møtet med lyd, bilde, skjermdeling osv. En siste mulighet er å bli med via telefonnummer til Lync konferansen.

Mange av de eksterne som bistår oss i prosjekt har OCS/Lync i sin organisasjon. Disse kan legges til direkte i min Lync klient og vi får samme muligheter til samarbeid som mot interne ansatte. Vi har via denne muligheten hatt mange ad-hoc møter som kommer i tillegg til de planlagte.

Hentet fra min Lync konto hvor jeg har en blanding av interne og eksterne brukere.

Teknisk fungerer Lync møter «alltid» perfekt internt og mot eksterne i Norge via deres jobbnett. I de aller fleste tilfeller fungerer det også helt utmerket mot deltakere i utlandet, men i noen tilfeller med veldig dårlig linje vil det kunne gå ut over kvalitet/stabilitet for disse. Jeg har til dags dato ikke opplevd at vi på grunn av tekniske problemer ikke har fått gjennomført et møte. Det som en sjelden gang har vært redningen er at deltakere også kan bli med ved å ringe inn til Lync konferanse via vanlig telefon.

Hvor mye penger jeg har spart HINT i reisevirksomhet vet jeg ikke. Det som er helt sikkert er at prosjektet på grunn av Lync har fått en raskere gjennomføring og bedre kvalitet. Dette kommer av forenklet kommunikasjon, effektive møter og at arbeidstid ikke går med til reise. Videomøter er ofte mer disiplinert, noe som fører til mindre avbrytelser og usakligheter. Småprat i starten av møtet føles også litt unaturlig i setting og vi kommer derfor ofte mye raskere i gang med agenda.

Når det gjelder bruk av Lync funksjoner har tilgjengelighetsstatus (Presence), skjermdeling og videokonferanse vært mest nyttig. Med presence har man som prosjektleder alltid oversikt om prosjektdeltakere og eksterne med Lync er tilgjengelig uavhengig av tid og sted. Skjermdeling er uvurderlig i 1 til 1 samtaler og i konferanser. Vi har benyttet skjermdeling i forbindelse med konsulent bistand, i opplæring, ved møter, i tekniske diskusjoner osv. Videokonferanse er en samlende faktor for prosjektgruppe og mot eksterne.

Jobb og fritid
Jeg startet jobben i HINT på Stjørdal i oktober 2010. Etter å ha pendlet til Trondheim noen år med på det meste 2 timers daglig reisetid var det meget bra å få jobb på mitt hjemsted. I IT-sammenheng i HINT blir Stjørdal en utpost hvor vi sitter 2 medarbeidere. Jeg var derfor meget spent på i hvilken grad jeg fikk mulighet til innflytelse og påvirkning mot de sentrale IT-miljøene på Levanger og Steinkjer. Veldig mye på grunn av Lync har dette vært mulig selv om jeg fysisk kun har vært noen få ganger på besøk. Prosjektet er krevende men det er det kun unntaksvis at jeg ikke kommer hjem til familien til riktig tid.


Pendlertilværelse og utstrakt reisevirksomhet er noe de fleste opplever som negativt. Med Lync er det mulig å få til et godt samarbeid uavhengig av fysisk plassering.

Lync til brukeropplæring
I prosjektet har en IT-opplæringsgruppe kjørt en times internopplæring i bruk av Lync til alle ansatte (31 kurs/grupper). Opplæring ble gjennomført ved at de på sitt kontor fikk undervisning via Lync. Ansvarlig for opplæring har som regel vært på et annet studiested enn de som får opplæring. Dette har fungert meget godt og vi har spart mange arbeidstimer for opplæringspersonell og ansatte. Uten Lync hadde det trolig ikke vært praktisk mulig å gjennomføre en så omfattende opplæringsrunde.

Endring av samarbeid i HINT sin IT-organisasjon.
Samarbeide i samordnet kommunikasjon prosjekt og andre pågående IT prosjekter har blitt bedre enn tidligere på grunn av forenklet kommunikasjon med Lync. Den enkeltes kompetanse kommer nå mer i fokus enn hvor man jobber.

Dette innlegget ble publisert i Lync. Bokmerk permalenken.

Legg igjen en kommentar

Fyll inn i feltene under, eller klikk på et ikon for å logge inn:

WordPress.com-logo

Du kommenterer med bruk av din WordPress.com konto. Logg ut / Endre )

Twitter picture

Du kommenterer med bruk av din Twitter konto. Logg ut / Endre )

Facebookbilde

Du kommenterer med bruk av din Facebook konto. Logg ut / Endre )

Google+ photo

Du kommenterer med bruk av din Google+ konto. Logg ut / Endre )

Kobler til %s