Effekter av Lync prosjektet etter 9 måneders drift.

Vi har nå hatt Lync i produksjon siden april 2011 og vi begynner å se en del effekter av systemet. Vi vil her oppsummere de resultatene vi har sett frem til nå og samtidig se litt fremover.

Effektmålene vi satt oss i forkant av prosjektstart var følgende.

  • Tiltrekke oss flere studenter.
  • Legge til rette for effektive og innovative undervisningsformer uavhengig av fysisk tilhørighet.
  • Øke tilgjengelighet og forenkle brukergrensesnitt for videokonferanse.
    Øke muligheten for samhandling internt og eksternt.
  • Redusere reiseutgifter med minimum 10 %
  • Redusere tapt arbeidstid som følge av reiser.
  • Redusere telefonkostnader for fast og mobil med 10 %
  • Effektivisere arbeidsgrupper- og samarbeidsprosjekter.
  • Innsparing på HINT prosjekter i tid og omfang.
  • Bidra til å oppfylle målsettinger i HINTs miljøplan ang. redusert CO2-utslipp.

Økonomi
Her vil vi gå i gjennom de direkte målbare økonomiske tallene i prosjektet. Som dere ser er investeringen spart inn allerede det første året. Vi er helt sikker på at innsparingen er større da en del av effektene er vanskelig å måle.

  • Den totale investeringen i prosjektet som også inkluderer hodesett og kamera til alle 400 ansatte er på ca. 1 mill NOK. Dette er 300.000 mer en budsjettert.
  • HINT ser en årlig besparelse på ca. 200.000 NOK i telefonutgifter, noe som tilsvarer 20% av de totale telefonutgiftene. I prosjektet sine målsetninger kalkulerte vi med 10% reduksjon.
  • Vi hadde mål om en årlig innsparing på ca. 1 mill NOK i reisekostnader, men de siste tallene viser at innsparingen kan bli nærmere 2 mill NOK, noe som tilsvarer 20% av det totale reisebudsjettet.
  • Den gamle Avaya sentralen er slått av og dermed sparer vi en årlig oppgraderings- og vedlikeholdsutgift på ca. 500.000 NOK årlig.

Bruk av systemet
Vi har siden innføringen sett en stigende kurve på bruk av systemet. På grunn av at vi tok bort fasttelefonen har telefoni fra Lync blitt mye brukt fra dag en. Den største økningen i bruk ser vi på avanserte tjenester slik som for eksempel videokonferanse og skjermdeling. Vi er helt sikker på at uten påtvungen innføring av telefoni via Lync, samt høy fokus på forankring og opplæring hos de ansatte ville ting sett veldig annerledens ut.

HINT har ca. 400 ansatte. Under ser dere et eksempel på statistikk hentet fra oktober 2011. Det ble gjennomført 413 videokonferanser med flere enn tre deltakere og 177 mellom to personer. Dette betyr en et samlet antall videokonferanser på nærmere 600. Vi har ikke tall fra tiden når vi kun hadde tradisjonell Tandberg/Polycom videokonferanse, men er helt sikker på at dette er en mangedobling.


Viser at det i oktober 2011 ble gjennomført totalt 42.493 interne eller eksterne telefonsamtaler på til sammen 80.016 minutter. Det ble foretatt 177 videosamtaler mellom to personer.


Viser at det i oktober 2011 ble gjennomført totalt 413 videokonferanser med tilsammen 1247 deltakere og 95 unike arrangører.

Tilbakemeldinger fra ansatte
På tross av at Lync har ført til mange endringer for våre ansatte, har det vært et veldig behagelig system å innføre for oss på IT. Grunnen til dette er at brukerne er veldig godt fornøyd. De sier det er enkelt å bruke samtidig som det gjør arbeidshverdagen deres enklere. Bortsett fra noen få negative tilbakemeldinger ved overgang til Lync, har det vært skamros å få. Vi tror det kunne blitt litt anderledes spesielt ved innføringen hvis vi ikke hadde satset mye på forankring og opplæring. Under er noen kommentarer fra enkeltbrukere.

  • «Nå behøver man ikke reise fysisk fra Steinkjer til Stjørdal for å delta i entimes møte. I stedet for å bruke nesten hele arbeidsdagen i bil, holder det nå med den timen møtet tar.»
  • «Jeg er egentlig veldig dårlig på data, men Lync er det ikke noe problem å mestre.»
  • «For meg som jobber på Namsos gjør Lync arbeidshverdagen mye enklere, da vi i større grad slipper lange reiser for å bli med på møter.»
  • «Det beste med Lync er at du vet om den du skal kontakte er tilgjengelig. Tidligere brukte jeg mye mer tid på å få kontakt med kolleger. »

For undertegnede har også Lync vært meget positivt som dere kan se i tidligere artikkel her

Bruk av Lync til undervisning og kommunikasjon med studenter
I august i fjor starter en klasse på grunnskolelærerutdanningen, deltid pilot på å bruke Lync til undervisningsformål, mens Vernepleier, deltid klasse kom etter i oktober. Til sammen er det i underkant av 100 studenter og 10 lærere som har deltatt.

Resultatene fra pilot har vært så gode at vi har bestemt å tilby løsningen til alle våre 4000 studenter i løpet av 2012. Selv om studentene får tilgang er det selvsagt opp til hvert studium om de ønsker å ta i bruk verktøyet i undervisningen. For at IT skal ha kapasitet til en så stor økning satser vi på mest mulig bruk av guider og videoopplæringer for studenter og lærere. Farmasi, deltid klasse som starter nå den 9. januar vil være pilot for vår forankring og opplæringskonsept for studenter og lærere.


Lærer på Grunnskolelærerutdanningen underviser for klassen om Peer Gynt. På aktuelt bilde skriver han og deler han notater på en pc tavle.

Hvis man ser på Lync isolert som et system for å drive nettundervisning finnes mange like gode og bedre tekniske løsninger. Det unike med Lync er at det er en kommunikasjonsplattform som gir studentene en nærhet til medstudenter og lærere også utenfor leksjonene. En indikasjon på dette er uttalelsen om Lync fra Student Camilla Formo ved Grunnkolelærerutdanningen. Utdanningen til Camilla har frem til nå hatt 0% frafall, men om bruk av Lync har bidratt til dette vet vi ikke. En tidlig evaluering fra klassen kan leses her.

Studentene opplever at Lync fungerer meget godt til å motta undervisning. De opplever at læreren kommer godt i gjennom skjermen og kan selv delta aktivt i leksjonene og gruppearbeid.

Ingen av lærerne som er med i pilot har tidligere kjørt nettundervisning over video. De har ingen spesiell teknisk interesse eller kompetanse, men har pedagogikken i sentrum. På grunn programmet sin brukervennlighet, og at de har kjørt Lync som sin telefon og samarbeidsverktøy mot ansatte en periode, har de tatt det tekniske overaskende bra. De benytter allerede mange «avanserte» funksjoner i Lync. Det de i første rekke har å utsette på plattformen er at de ikke kan se video av mer enn den studenten som snakket sist. Det fungerer godt i diskusjoner/spørsmålsrunder, men de hadde ønsket mer visuelle tilbakemeldinger når de holder en leksjon. Microsoft sier at video av mange vil komme i neste versjon av Lync som er planlagt i løpet av 2012.

Sett fra IT sin side er Lync et produkt som vi tror vil kunne bidra til å skape en revolusjon for fjernundervisning hos oss på grunn av:

  • Programmet er meget enkelt å bruke og er samtidig avansert nok for å få til god undervisning.
  • Lærere kjenner programmet godt i hverdagen som sin telefon og kommunikasjonsløsning.
  • Pilot har vist at lærerne ikke trenger å ha spesiell datateknisk kompetanse for å mestre undervisning via Lync.
  • Vi slipper i stor grad brukeradministrasjon da alle studenter vil få tilgang til Lync via sitt Feide brukernavn og passord mot Office 365.
  • Ansatte får også automatisk tilgang via vårt interne Lync system.
  • Vi har allerede fått mange forspørsler fra forskjellige studier som ønsker å bruke Lync i undervisningen.
  • Lync har potensialet til å bli like naturlig å bruke som vårt LMS i fremtiden.

Vi tror også studenter som går på Campus vil ha god nytte av verktøy i sin kommunikasjon med medstudenter og HINT ansatte.

Dette innlegget ble publisert i Lync, Prosjektstatus. Bokmerk permalenken.

4 svar til Effekter av Lync prosjektet etter 9 måneders drift.

  1. janmeijer sier:

    Gratulerer med bra resultat🙂

  2. Mycket bra siffror, du får gjerne legge till till oppdatert statistikk fra november og framåt. Hvordan har dere gjort med utdanning og IT-stötte?
    Hvor mange case har IT-support haft med Lync? ca / måned?

Legg igjen en kommentar

Fyll inn i feltene under, eller klikk på et ikon for å logge inn:

WordPress.com-logo

Du kommenterer med bruk av din WordPress.com konto. Logg ut / Endre )

Twitter picture

Du kommenterer med bruk av din Twitter konto. Logg ut / Endre )

Facebookbilde

Du kommenterer med bruk av din Facebook konto. Logg ut / Endre )

Google+ photo

Du kommenterer med bruk av din Google+ konto. Logg ut / Endre )

Kobler til %s