Menneskelige feil i prosjektet.

Vi er godt fornøyd med prosjektgjennomføringen og kan vise til gode resultater. Vi har også fått mye positiv omtale intern og eksternt, men det er likevel gjort mange feil underveis. Her vil jeg som prosjektleder oppsummere noen av de feilene jeg selv mener å ha ansvar for.

Samordnet kommunikasjon prosjekt hvor vi faset ut telefoni og tar i bruk de fleste funksjoner i Lync er et stort prosjekt med mange oppgaver. Prosjektleder har erfaring fra innføring av OCS med telefoni i annen organisasjon, men som dere ser under kan erfaring også brukes feil.

Jeg gjør som de fleste andre mennesker ofte feil. De feilene jeg gjorde som fikk størst konsekvenser var følgende:

  • For liten involvering av ekspedienter ved valg av sentralbordprogram.

I min innføring av OCS i tidligere organisasjon med tilsvarende antall ansatte, fikk sentralbordagentene Lync sentralbordklient. De var godt fornøyd med denne og jeg brukte for liten tid på å forsikre meg om at denne var tilstrekkelig funksjonell for de på sentralbordet i HINT. Da Lync sentralbord ble presentert som det nye sentralbordet i HINT fikk vi så negative tilbakemeldinger at vi måtte revurdere.

Grunnen til forskjellige reaksjoner i de to organisasjonene var at de som var fornøyd med Lync attendant, tidligere hadde et analogt sentralbord, mens HINT kjørte et avansert PC basert sentralbord fra Trio. Redningen ble Competella som de mente dekket behovet. Det ble også en del tekniske problemer på sentralbordet i en periode etter vi gikk i produksjon. Dette var på grunn av at vi var meget tidlig ute hos Competella og måtte være litt beta testere.

De på sentralbordet er nå meget godt fornøyd og sier de har fått et vel så godt sentralbord som tidligere. Precense i Competella gjør også at de nå har bedre oversikt på om de ansatte er tilgjengelig.

  • Laget for lite informasjon om oppbevaring av persondata.

I prosjektet lagt ned mye jobb på informasjon, forankring og opplæring av de ansatte, ledere og organisasjonene. En av grunnene til dette var at vi viste at fjerning av fasttelefon, kamera på toppen av skjerm og visning tilgjengelighetsstatus ville kunne føre til store reaksjoner.

Selv om vi mener denne oppgaven ble godt gjennomført tenkte jeg ikke på å lage informasjon om hvordan oppbevaring av persondata var ivaretatt i Lync. Dette skulle jeg skjønt da Lync sammenstiller og tilgjengeliggjør mye data om den ansatte. Reaksjoner fra ansatte gjorde at forskerforbundet ønsket en redegjørelse som til slutt involverte rektor, direktør, min sjef og meg. Svaret til organisasjonene ser dere i «Hvordan er regler for oppbevaring av persondata ivaretatt i Lync?» spørsmål i FAQ

  • Feilvurdering om viktigheten av opplest fravær.

Jeg vurderte at opplest fravær fikk en god erstatning i Lync telefonsvarer (Exchange UM) og tapte anrop som blir sendt til de ansattes e-postboks. Dette ble en for stor overgang for de ansatte som var vant med at innringer fikk lest opp en melding når de var opptatt i kalender. En telefonsvarer som ikke sa noe om når de var tilgjengelig igjen mente de gav en mye dårligere service.

Det var også usikkerhet rundt hvordan de skulle få gitt beskjed når de skulle på ferie eller lengre tjenestereiser. Denne saken var også et punkt i redegjørelsen forskerforbundet ønsket. Svaret ser dere i FAQ under «Hvordan fungerer fraværsmarkering i Lync?» Jeg tror at hvis vi ikke hadde forankret prosjektet godt i ledelse og organisasjonene så ville disse sakene kunne forsinket eller stoppet prosjektet.

Det var ved innføring ingen alternativer til opplest fravær, men det har nå kommet en versjon fra Competella som vi skal installere. Kanskje vil ønsket om opplest fravær nå være mindre da utbredelse av bærbar har økt og de ansatte er vant med å administrere tapte anrop i Lync svarer. Ansatte kan heldigvis slå funksjonen av og på som de selv vil.

  •  Dårlig kommunikasjon i forbindelse med skalering av ressurser på Lync server

I pilot for Lync hadde ikke Lync virtuell server nødvendige minne og prosessorkraft for alle ansatte. I møte i forkant av utrulling ble vi enig om å øke kapasiteten og jeg trodde det var gjort når vi startet. Det viste seg at jeg ikke hadde vært tydelig på hvem som fikk oppgaven og når jobben skulle gjøres og den ble derfor ikke utført. Utrullingen gikk helt fint til vi kom til største studiested da mange brukere plutselig opplevde at de ble brutt i enkelte samtaler.

Vi startet feilsøkingen i feil ende mot UNINETT media gateway og det gikk derfor en halv dag før vi fant ut at feilen var for liten kapasitet på vår interne server. Når vi tildelte den virtuelle serveren riktig antall prosessorer og RAM løste problemet seg og vi har ikke hatt tilsvarende feil siden.

Jeg håper dere som leser slipper å gjøre de samme feilene, men for det jeg vet var det kanskje feil å legge ut denne artikkelen også🙂

Dette innlegget ble publisert i Prosjektstatus. Bokmerk permalenken.

Legg igjen en kommentar

Fyll inn i feltene under, eller klikk på et ikon for å logge inn:

WordPress.com-logo

Du kommenterer med bruk av din WordPress.com konto. Logg ut / Endre )

Twitter picture

Du kommenterer med bruk av din Twitter konto. Logg ut / Endre )

Facebookbilde

Du kommenterer med bruk av din Facebook konto. Logg ut / Endre )

Google+ photo

Du kommenterer med bruk av din Google+ konto. Logg ut / Endre )

Kobler til %s