Til hvilken sky?

SkysporsmalVåre 450 ansatte har i dag Lync med telefoni på vår lokale serverløsning, mens våre 4500 studenter har Lync i et adskilt system som en del av Office 365 pakken i skyen. Det er et sterkt ønske fra studenter, ansatte og oss som tilrettelegger systemene om å få en felles løsning. Hvordan vi kommer dit er etter vår mening en meget vanskelig strategisk beslutning i dagens brytningstid. Lokalt system,  hybrid tjeneste mot skyen, felles skytjeneste i sektor og full overgang til skyen er noen alternativer for fremtiden. At det ved en beslutning må tas hensyn til andre ansattsystemer som for eksempel Exchange, SharePoint og Office gjør ikke beslutningen enklere.

Hovedgrunnene til at vi ønsker ansatte og studenter i samme løsning er:

  • Lærere ønsker å legge til kull (grupper) og søke opp studenter ved direktesøk i Lync.
  • Studenter ønsker å søke opp lærere ved direktesøk i Lync.
  • Det er vanskelig å få til en god løsning med rettigheter i konferanser og på andre områder med to adskilte systemer.
  • Vi sliter med å holde tritt med Office 365 programversjoner på lokale systemer slik at brukeropplevelsen er forskjellig for ansatte og studenter. Office 365 har en strategi om ytterligere å øke takten med oppdatering med funksjonalitet. Dette gjør det utfordrende for lærerne og oss på IT å gi en best mulig støtte til studentene.
  • Lync er trolig blitt virksomhetskritisk som krever høy oppetid. To adskilte løsninger kompliserer driften og øker dermed sjansen for nedetid.

Vi har med oss følgende forutsetninger:

  • Telefoni og samhandling for ansatte er en viktig, men en mye viktigere del er nå Lync som verktøy i fleksibel undervisning, veiledning og studentsamarbeid.
  • Undervisning, veiledning og gruppearbeid foregår i dag utenfor vanlig åpningstid.
    – Ønske om internasjonalisering i HINT vil på sikt trolig kreve en 24/7-365 tilgjengelighet.
  • Telefoni krever stor tilgjengelighet, men krisen er mye større ved feil på Lync konferanser mellom lærere og studenter, som bidrar til produksjon av studiepoeng.
    –  Alle har en mobiltelefon som kan brukes og det finnes alternative kommunikasjonskanaler ved eventuell nedetid på telefoni.
    – Er fasttelefoni så virksomhetskritisk for organisasjonen som tidligere?
    – De få gangene vi har hatt nedetid på PSTN, men fungerende Lync har det vært lite pågang på vår IT-hjelp.
    – Har det derimot blitt feil med Lync konferansetjeneste ved undervisning blir det meget høy aktivitet mot IT-hjelp.
  • Vi har en begrenset IT-organisasjon med mange generalister og en normal arbeidstid uten skift eller vaktordninger.
  • Av styret og ledelse forventes det at IT skal dreie fokus fra serverdrift mot økt rådgivning og støtte i bruk av IKT verktøy for de fagansatte.

Å holde seg oppdatert på mulighetene vi har for å komme i mål med et Lync system er i seg selv en stor utfordring. Det kan derfor være vi misforstår noen muligheter, men vi har brukt mye tid til å prøve å forstå de forskjellige alternativene. Vi er i tenkeboksen på løsning og vil her dele noen tanker om hvor vi står i dag.

Lokalt system – Lync 2013 med ansatte og studenter på lokale servere.
Fordeler:On-premise

  •  Kontroll på servere og nett.
  • Sikrere med servere i eget hus? (Avhengig av at vi klarer å holde systemet oppdatert)
  • Billigere? (Avhengig av at vi bruker lite konsulenter ved oppdateringer og feilsituasjoner.)

Ulemper:

  • I vår lille IT-organisasjon med normal arbeidstid vil vi ikke kunne garantere oppetiden som kreves av Lync til bruk i undervisning, veiledning, gruppearbeid osv.
  • Personavhengig drift.
  • Store løft økonomisk og ressursmessig å holde tritt med nye versjoner.

Som vi ser det er en løsning hvor vi flytter studentene til vår lokale løsning den minst sannsynlige. Office 365 løsningen garanterer 99,9% oppetid og har for UH sektor gratis 24/7-365 drift og support. I tillegg gir Office 365 pakken gratis tilgang til flere produkter som Exchange, Skydrive og Office som et tett integrert med Lync. Å ikke utnytte disse mulighetene vil være ufornuftig.

Office 365 skyen med hybrid – Ansatte og studenter i skyen med telefoni rutet lokal.

Fordeler:HybridVoice

  •  Lync brukerne studenter i Office 365.
  • Lync brukere til ansatte som skal ha telefoni ligger på lokal server.
  • Ansatte og studenter er i samme domene selv om de ligger lokalt og i skyen.
  • Ansatte ringe ut på PSTN via vår lokale infrastruktur.
  • Vi kan velge å kjøre andre Microsoft tjenester slik som Exchange, Office, Skydrive og SharePoint i skyen for ansatte selv om brukerne må ligge med Lync brukere lokalt.
  • Vi får glede av Microsoft 24/7-365 drift med garanti på 99,9% oppetid for studenter og eventuelt ansatt avhengig av hvilke tjenester vi ønsker å kjøre i skyen.
  • Vi kan støtte oss på MS support 24/7-365 i feilsituasjoner på Online brukerne.
  • Skal lite til for å komme dit da vi har det meste på plass med infrastruktur og tjenester. Krever trolig kun konfigurasjon.
  • Ansatte vil til enhver tid ha en oppdatert versjon av Lync, Office, Exchange, Skydrive, Yammer, SharePoint og andre eventuelle tjenester som kommer i fremtiden.

Ulemper:

  • Vi må fortsatt drifte lokal Lync infrastruktur for kobling mot telefoni.
  • Skal vi gå denne veien må vi samtidig vurdere hva vi skal gjøre med de andre interne systemene som også finnes i Office 365. Det er mulig å ta en gradvis overgang hvor man for eksempel bare starter med Lync, men strategien for fremtiden bør være klar før vi går den veien.
  • Svekket sikkerhet?

Slik ting ser ut i dag er dette kanskje den mest sannsynlige løsningen. Å finne en løsning kan ikke dra for lenge ut i tid og vi kan få til en gradvis overgang av andre tjenester enn Lync til Office 365. Å ha en full Lync infrastruktur lokalt bare for å rute telefoni kan virke unødvendig, men Microsoft lar oss ikke i dag koble direkte mot en UNINETT som tjenesteleverandør. Vår vurdering om at fasttelefoni ikke er like kritisk som tidligere og erfaringen med stabil drift her frem til nå gjør at de lokale serverne trolig ikke blir noe problem.

UNINETT sky – Lync løsning med telefoni driftet av UNINETT.Multi-tenant

UNINETT har planer om å sette opp en multi-tenant løsning for sektor hvor vi og andre institusjoner kan kjøre vår Lync plattform i felles miljø. Fra de fleste andre UH institusjoner er det mest stemning for en lokal installasjon uten kobling mot Office 365, mens vi har spilt inn et ønske om å få kjøre en Hybrid voice løsning på denne plattform. Som vi ser det vil ikke en full Lync løsning uten Hybrid voice være aktuell. Da mister vi blant annet muligheten til alltid oppdatert programvare som Lync, Office, Exchange og SharePoint samt en garantert oppetid. UNINETT har i dag ingen stor kompetanse på område og vi kan se for oss at de realiserer løsning på en av følgende måter:
– Satt opp og driftet av UNINETT i samarbeid med ansatte med kompetanse i sektor.
– Ekstern leverandør setter opp løsning hos UNINETT og drifter den i deres system.
– UNINETT kjøper tjeneste eksternt med kobling mot sektors telefonisystem.

Fordeler med en fellesløsning:

  • UNINETT bidrar med drift slik det avlaster oss og de kan trolig garantere høyere oppetid.
  • Vi kan dele på kostnadene med resten av sektor.
  • UNINETT kan integrere systemet tett med andre fellestjenester i sektor.
  • Sikrere enn en skyløsning hos Microsoft?
    – Med avsløringene i det siste kan det i utgangspunktet se ut til å være en sikrere løsning. Likevel blir man veldig i tvil om dette da det uansett vil være en sterk kobling mot Office 365 skytjenesten for studenter.

Ulemper:

  • Kostnadene kan bli større enn om vi kjører dette lokalt eller i skyen.
  • Evner UNINETT å ha en hyppig nok oppdateringstakt når de må sørge for å ha med seg alle institusjoner med sine behov?
  • Erfaring fra andre UNINETT driftede systemer viser at de også sliter med å henge med på oppdateringstakten.
  • Vil en slik løsning kun være et dyrt mellomstadiet hvis Microsoft i fremtiden tilbyr UNINETT som teleleverandør muligheten til å koble PSTN direkte mot Office 365?

Vi har vært en pådriver for å få i gang et samarbeid om Lync i sektor og er i utgangspunktet meget positiv til deres initiativ. Det som gjør det vanskelig er den rivende utviklingen hvor kanskje også UNINETT vil bli for liten i fremtiden. Som vi ser det nå ønsker vi å bli med på en slik fellesløsning hvis de tilbyr den som hybrid voice. Innen UNINETT løsningen er på plass kan derimot utviklingen ha gått videre som gjør at den er mindre aktuell.

Office 365 – Ønsket fremtidig løsning.Office365
Vår ønskeløsning som ikke finnes i dag er alle ansatte og studenter i Office 365 skyen uten lokal HINT Lync installasjon hos oss eller UNINETT. Koblingen mot UNINETT PSTN gjøres direkte mot Microsoft. På sikt kan vi da flytte mange av de ressurskrevende systemene som Exchange, Exchange UM, SharePoint og Office ut i skyen. Brukerne vil til enhver tid ha et oppdatert system og vi på IT kan få bedre tid til å følge opp de ansatte med tilrettelegging, rådgivning og support.

Dette senario er selvsagt avhengig av at vi er trygge på at Microsoft behandler våre data i fortrolighet. Vi har for studenter kjørt Office 365 i ca. 2 år og har fått en god erfaring med deres stabilitet på tjenestene. Det har vært svært få tilfeller av nedetid og de holder trolig det de lover med 99,9%. Samtidig er deres support apparat meget profesjonelt med tett oppfølging og fokus på fortrolighet og sikkerhet. Vi har for eksempel ved et par tilfeller gjentatte ganger ønsket å gi dem testkonto uten spesielle rettigheter til feilsøking, men her blånekter de, selv om det ville vært mye enklere for dem og oss. Selv om dette kan oppleves som rigid gir det også en tilit til deres interne rutiner. Det gjenstår å få tilbake tryggheten i etterkant av den siste tids avsløringer og jeg håper vi kan få svar som igjen gjør at vi kan stole på dem tilnærmet 100% igjen som leverandør.

Et eventuelt slikt skifte av grunnplattform for ansatte krever en større strategisk diskusjon hvor flere enn oss som jobber med Lync i HINT deltar.

Det blir spennende å se hvilken sky vi havner i tilslutt og vi kan bare håpe vi senere kan se tilbake på et riktig valg.

Dette innlegget ble publisert i Uncategorized. Bokmerk permalenken.

Legg igjen en kommentar

Fyll inn i feltene under, eller klikk på et ikon for å logge inn:

WordPress.com-logo

Du kommenterer med bruk av din WordPress.com konto. Logg ut / Endre )

Twitter picture

Du kommenterer med bruk av din Twitter konto. Logg ut / Endre )

Facebookbilde

Du kommenterer med bruk av din Facebook konto. Logg ut / Endre )

Google+ photo

Du kommenterer med bruk av din Google+ konto. Logg ut / Endre )

Kobler til %s