Lync rom system til en brøkdel av prisen.

LyncromsystemliteInspirert av brukervennligheten på Lync room system gikk vi i tenkeboksen. Utgangspunktet var at det måtte være mulig å få til en lignede løsning med tilsvarende brukervennlighet til en lavere pris. Vi har nå satt opp en løsning som er enkel, billig, driftssikker og brukervennlig. Vi kan bytte ut moduler for å tilpasse til spesielle rom samt å følge den teknologiske utviklingen. Løsningen vi har satt opp fungerer godt i små og mellomstore møterom. Jabra mikrofonen fanger opp lyden godt i selv store rom, men for de aller største må vi trolig inn med flere mikrofoner.

Løsning vi har kommet frem til fungerer meget bra. Prisen er så lav at vi ikke skal ha problemer med å utruste alle møterom med denne. Vi kan også gradvis fase inn denne løsningen ved at vi for eksempel bruker tradisjonell PC i rom med oppsettet og bytter til mini PC senere.

Vår løsning består av følgende Hardware:

Intel NUC  med i5 prosessor                2900 kr.NUCI5
-16 GB minne                                           1300 kr.
– 120 GB SSD disk                                    900 kr.

LogitechLogitech trådløst tastatur og mus.    325 kr.

Logitechc930       Logitech C930 webkamera                 850 kr.

JabraSpeak510            Jabra Speak 510                                   995 kr.

Securemount             Jabra bordmontering                          125 kr.

USBForsterker        10 m. USB kabel m. forsterker         300 kr.

USB_HUB    USB HUB                                                  200 kr.

Gulvkabelkanal    Gulv og vegg kabelkanal                        500 kr.

TV  Vanlig 50″ TV Skjerm                        6000 kr.
(Vi plomberer antenne for
å slippe TV-lisen)
———————————————————————————————————–
= Sum                                                                                14 395 kr. ink. mva.
===================================================

En meget lav pris for et fullverdig Lync system når man tenker på at Lync room system starter på 100.000 med en skjerm. Selvsagt får man en god del mer i LRS som for eksempel toutchskjerm, men hva er godt nok? Hvor mye ekstra produktivitet får man ut av de siste funksjonene?

Med denne løsningen får vi med monteringskostnader på LRS minst 7 rom for prisen av et LRS. NUC PC leveres med 1 HDMI og 2 mini display porter. Det er derfor mulig å sette opp to skjermer hvor prisen blir 20.000 kr. Faren med LRS er som med tradisjonelt AV utstyr. En dyr komplettløsning med dyre vedlikeholdskostnader mot leverandør. Løsningen er ikke modulær slik at vi kan bytte ut komponenter for å følge teknologisk utvikling. Manglende Investeringsmidler kan gjøre at vi må bruke systemet i mange år etter at det er teknisk utdatert.
Hardware er montert på følgende måte:LyncMoteromBildeMerket

  • Skjerm er skrudd på vegg.
  • PC er skrudd på baksiden av skjerm.
  • Kamera på toppen av skjerm.
  • USB HUB er satt i PC.
  • Ekstra USB kabel til minnepenn på toppen av skjerm.
  • Boret hull midt i bordplate hvor USB ledning til Jabra er trukket ned.
  • Bordmontering skrudd i bord hvor Jabra padde er festet og låst.
  • USB Ledning trukket under bord mot vegg. Gulvkanal til vegg og veggkanal til TV.

Jabra speak 510 har en meget god mikrofon som knuser alle konkurrenter. Den kan fange opp lyden i mye større rom en man skulle tro var mulig. Det er derfor få rom hos oss den ikke er tilstrekkelig, men i tilfelle kan for eksempel denne USB modellen med 4 seriekoblede mikrofoner være et alternativ. I møterom med speak 510 bruker vi denne også for å høre tale lyd. Den alternative modellen har kun mikrofon så her må lyden for tale kjøres gjennom TV.

Software oppsett:

  • Windows 7 OS.
  • PC starter automatisk på klokken 07:00 og slås av 22:00
  • PC er meldt inn i domenet.
  • Vanlige brukerrettigheter og låst ned med GPO.
  • PC bruker er en felles AD bruker som brukes i alle rom.
  • En profil per maskin
  • Autologon mot fellesbruker.
  • Deaktivert muligheten for Shutdown og logout.
  • Office 2013 med Lync 2013 og Outlook er installert.
  • Møterom i Exchange er Lync enablet. – Også satt opp med telefoni for rene telefonmøter.
  • Outlook og Lync er logget på med Exchange møterombruker.
  • Lync og Outlook starter automatisk.
  • Outlook starter i kalender.

Hvordan brukes systemet:

Reservering av rom:
På samme måte som i Lync room system booker man en Lync møte i Outlook og legger møterommet til som ressurs. Hvis man har mottatt en møteinnkalling fra andre og ønsker å delta fra rom videresender man innkalling til møterom og legger til rom som ressurs. Dette er på samme måte som brukerne «alltid» har booket møter.

Mote
Booking gjøres i Outlook hvor rom legges til som ressurs.

Delta i møte:
Når bruker går inn i rommet skrur han på skjerm. Outlook er da startet i kalender og han blir med i Lync møte via et klikk fra varselmelding eller ved å gå inn i kalender.

MeetingPopup

Alternativt kan bruker bli med i møtet fra kalender funksjonen i Lync 2013.

LyncMoter
Bli med i Lync møte fra kalender.

Fordelen med å starte fra Outlook er at man da har agenda tilgjengelig. Samtidig må man vurdere sikkerhet i forhold til at rommet kan brukes av alle og at møtepapirer med potensiell sensitiv informasjon kan bli liggende. Ved valg å bare bruke Lync kan man legge opp en snarvei til Webmail hvor brukerne kan logge inn å hente ut agenda. Vi har foreløpig for å være på den trygge siden valgt den alternative måten å bli med i møtet via Lync kalender.

Avslutte bruk av rom:

  • Skru av skjerm
  • Forlat rom

Kobling mot tradisjonell AV:
I noen møterom har vi tradisjonelt AV utstyr som kun brukes til kontakt med eksterne med slikt utstyr. Vi ønsker en utfasing da utstyret er gammelt og har dyre vedlikeholdsavtaler. Vi vurderer nå å leie en skyløsning hos en ekstern leverandør hvor Lync og tradisjonell AV kan kommunisere. Her støttes også skjermdeling fra Lync og mot tradisjonell AV. Med denne løsningen kan vi fase ut AV utstyret med billige Lync rom i stedet og få kobling tilgjengelig i alle rom.  Teknisk så bruker Meetnow løsningen vi vurderer fra Atea en blanding mellom tradisjonell AV utstyr som MCU og Advanced media Gateway samt 3 part Software som Acano for å få til deling av innhold mellom systemene.

Konklusjon
Vi har nå satt opp og testet konseptet mot våre brukere. Brukervennligheten er blitt slik vi hadde et håp om. Rommet ser bra ut, brukerne kommer kjapt i gang med møter, kvaliteten på lyd og bilde er god og det er ingen ledninger som kan rotes med.

Intel NUC i5 føles like kjapp som en vanlig maskin og er lydløs. Logitech 920 har et meget godt HD bilde hvor det som eneste Lync webkamera prosesseres i kameradelen for å avlaste datamaskinen. Vi kan Zoome inn bilde for et smalere utsnitt uten at vi merker noen kvalitetsforskjell på video. Som sagt tidligere har Jabra 510 en meget god mikrofon og lyden fra enhet er også tilstrekkelig i de fleste rom. I utgangspunktet kan man være skeptisk til batterier i trådløst tastatur og mus. Vår erfaringer med tilsvarende utstyr fra Logitech er derimot at det ved vanlig bruk går et par år før batterier må byttes.

Når det gjelder gjestetilkobling mot skjerm har vi foreløpig ikke valg å tilby dette direkte. Vi vil ha minst mulig ledninger og valgmuligheter da det erfaringsmessig gir brukertrøbbel og supporthenvendelser.  Innhold kan lett legges inn på rom PC via minnepinne og det dekker de fleste behov. I Lync møter kan brukerne også dele sin skjerm fra sin datamaskin via Lync full eller gjesteklient til skjerm i rommet og de på nett. En spennende BYOD løsning som vi har testet med gode erfaringer er denne, men vi vil avvente behovet før vi eventuelt tester den i konsept. Det at man må skifte kilde på TV mellom rom PC og gjeste-PC er ofte nok til at mange brukere får problemer.

Moterom123
Det blir et minimalistisk møterom uten ledninger og annet rot. 

Vi må teste det i større skala før vi endelig kan gi våre erfaringer, men det ser meget bra ut. Med en slik billig og god nok løsning kan vi kanskje endelig se for oss Lync utstyr i alle møterom. For grupperom til studenter vil vi vurdere samme løsning, men kanskje kun med skjerm, lydenhet, kamera og en USB kabel de kan koble i egen maskin.

Dette innlegget ble publisert i Uncategorized. Bokmerk permalenken.

3 svar til Lync rom system til en brøkdel av prisen.

  1. Øyvind Reed sier:

    Hei.
    Interessant løsning dere har valgt her. Blir spennende å se hva erfaringene blir etter litt bruk. Har dere gjort noen tester på hvordan motparten oppfatter kvalitet, lyd osv fra dette møterommet? Er den også god?
    Forøvrig så kan Videonor også hjelpe dere med drift gjennom blant annet bruk av Acano. Vi var de første som investerte i denne teknologien, og vi har i dag mange kunder som benytter samme løsning allerede. Hvis dette er av interesse så hører vi gjerne fra dere for å kunne gi dere et uforpliktende tilbud og en test av mulighetene.

    • Hei Øyvind,

      Ja, når det gjelder lyd har vi hovedfokus på at lyden skal bli god til de i andre enden. Her er det positive tilbakemeldinger så langt.

      Rommet det står i nå har 15 plasser og ting er selvsagt avhengig av både størrelse og akustikk i rommet. Som beskrevet i artikkel er det overaskende hvor stort dekningsområde Jabra padden har, men som du også ser så er det lenke til andre alternativer av mic i større rom.

      Jeg vet at det er en del leverandører som leverer denne type løsninger med Acano på toppen. I respekt for skattebetalerne er vi alltid på utkikk etter det som gir mest for pengene. Send meg gjerne info om løsning med prismodell. En demo bruker hvor vi i vårt hus også kan sammenligne løsningene er også et ønske.

      Mvh
      Kay Morten

  2. Pål H. Kristiansen sier:

    Takk for en interessant og detaljert løsningsbeskrivelse.
    Vi har faktisk tenkt svært likt som det dere gjør mtp enkle, brukervennlige møterom til en fornuftig pris. Vi har sett på noen andre kamera, da vi har en del møterom med SmartBoard – noe som vanskeliggjør bruk av kamera designet for montering på toppen av en skjerm. Til nå ser det ut til at det er Vaddio som gir oss mest for hver krone mtp kamerakvalitet.

    Vi kjører Lync via Citrix Xen App 6.5 til alle klientene våre, både for lyd og bilde, men ønsker en bedre videokvalitet på møterom med store skjermer. Derfor er en løsning ala det du beskriver midt i blinken for oss.

    Takk nok en gang for interessante innlegg!

Legg igjen en kommentar

Fyll inn i feltene under, eller klikk på et ikon for å logge inn:

WordPress.com-logo

Du kommenterer med bruk av din WordPress.com konto. Logg ut / Endre )

Twitter picture

Du kommenterer med bruk av din Twitter konto. Logg ut / Endre )

Facebookbilde

Du kommenterer med bruk av din Facebook konto. Logg ut / Endre )

Google+ photo

Du kommenterer med bruk av din Google+ konto. Logg ut / Endre )

Kobler til %s