Vi tar tak i e-post tyranniet!

email-frustration-caE-post er et ekstremt kraftig verktøy for gruppekommunikasjon. Det muliggjør rask informasjonsspredning, er universelt brukt og kan spre nesten alle former for elektronisk informasjon. Dessverre er det selv uten søppelpost for store mengder som fyller vår innboks. Alle e-post må behandles hvor mange er for detaljerte, andre er unødvendig og noen få er viktige. Man blir ofte ufrivillig med på lange «svar til alle» diskusjoner hvor tema ikke er relevant for en. Noen undersøkelser tyder på at ansatte bruker opp mot 4 timer av sin arbeidsdag på å lese og besvare e-post på bekostning av primæroppgavene. Samtidig bruker mange ansatte kvelder og helger for å ta unna e-post eller ta igjen de andre oppgave man ikke rekker. Med hjelp av Lync persistent Chat vil vi ta tak i utfordringen, men det krever at ledelsen setter premissene og viser vei hvis vi skal lykkes.

Alle ansatte i en kunnskapsbedrift som vår er påvirket av utfordringen. Likevel er det spesielt ledelsen som blir utsatt for alt for store mengder e-post. Vi har eksempler på ledere hos oss som mottar opp mot 100 e-poster daglig, hvor kanskje kun et mindretall er relevant. Ansatte setter av forskjellige grunner sin leder på kopi selv om tema ikke angår mottaker direkte. Fremheve at man gjør en god jobb, statuere til mottakere at innholdet er viktig og for å få mer kraft bak en purring er bare noen vikarierende grunner til at dette skjer. Lederen vet ikke hva avsender tenker og må derfor bruke tid på å lese for å se om det angår vedkommende. På grunn av ukritisk bruk av e-post havner store deler av organisasjonen bakpå med de arbeidsoppgave de egentlig skal utføre. Dette forsterkes av at det i motsetning til tidligere forventes raske svar på e-poster. Se 5 grunner til at e-post kan få ansatte til å føle seg elendig her

Hvis vi innfører Lync persistent Chat riktig viser erfaringer fra andre at man kan redusere antallet e-poster betydelig. Dialogen flyttes over til permanente Chat rom hvor ansatte går inn når de ønsker for å holde seg oppdatert eller besvare innlegg. I tillegg til å redusere antallet e-poster kan trolig kommunikasjonen økes og forbedres. Dette kommer av at medlemmene vet at man ikke fyller andres e-post bokser eller plager uinteresserte med nye innlegg eller diskusjoner. Det er helt frivillig om man vil gå inn å lese eller involvere seg i en tråd og det forventes ikke svar av deg på samme måte som med e-post.

Noen tema som egner seg godt til denne kommunikasjonsformen er:

  • Koordinere arrangementer.
  • Idédugnad
  • Prosjektarbeid.
  • Spørsmål og svar forum og erfaringsutveksling blant grupper av ansatte.
    – For eksempel IT-hjelp, sentralbord, regnskapsavdeling eller servicetorg.
  • Tilbakemelding fra gruppe ved test av nye systemer.
  • Osv.

Så hvordan fungerer egentlig Lync persistent Chat? På mange måter likt vanlig Chat i Lync bortsett fra at dialogen blir ligger lagret i rommet. I Lync 2013 får man opp et nytt ikon i klienten.

Persitantchat2
Ikonet som dukker opp hvor man får varsel når man blir medlem av nye grupper.

Selv om man er blitt lagt til som medlem av en gruppe betyr ikke dette at man automatisk får varsel om aktivitet. For at dette skal skje må man følge rommet og man kan når som helst slutte å følge rommet.

Persistantchat3
Man følger de rommene av interesse som man er medlem av.  

Peristant chat99
I Lync innstillingene kan man velge om man får en popup melding når det legges inn nye meldinger i rom du følger eller dine emnefeeder.
Peristant chat emnefeed
Du kan lage egne emnefeeder hvor du kan tilpasse ytterligere det som er av interesse. 

Persistantchat3
Den ser ut som en vanlig Lync chat. Man kan søke i innhold tilbake i tid og starte en konferansesamtale med alle som er aktive i gruppen.

Persistantchat5
I rommet kan administrator legge til en web side som åpner sammen Chat vindu. I bilde over har vi integrert prosjektsiden til prosjektgruppen vi har opprettet persistent Chat.

Vi bestemmer hvor langt ned i organisasjonen opprettelse og administrasjon av grupper skal skje. De som administrerer kan legge brukere via Active directory grupper eller eventuelt enkeltbrukere og benytter et web grensesnitt som startes fra Lync klienten.

Persistantchat6
Opprettelse og administrasjon av Chat rom gjøres fra klienten av de som får rettigheter.

Konklusjon
Foreløpig er persistent Chat kun satt opp som pilot hos IT-tjenesten. Skal vi aktivere tjenesten til alle ansatte krever det en organisasjonsutvikling som må styres av ledelsen. Hvis vi innfører dette uten forankring og opplæring av de ansatte og styring av ledelsen blir det nok et system som folk må forholde seg til som i verste fall gjør situasjonen verre. Ledelsen må bli enig med de ansatte om hovedlinjer på hvilken kommunikasjon som skal via Persistent Chat, e-post og andre kommunikasjonsformer. Potensialet for en bedre arbeidshverdag for hver enkelt ansatt og økt effektivitet for HINT er stort.

Dette innlegget ble publisert i Uncategorized. Bokmerk permalenken.

Legg igjen en kommentar

Fyll inn i feltene under, eller klikk på et ikon for å logge inn:

WordPress.com-logo

Du kommenterer med bruk av din WordPress.com konto. Logg ut / Endre )

Twitter picture

Du kommenterer med bruk av din Twitter konto. Logg ut / Endre )

Facebookbilde

Du kommenterer med bruk av din Facebook konto. Logg ut / Endre )

Google+ photo

Du kommenterer med bruk av din Google+ konto. Logg ut / Endre )

Kobler til %s